Een onbetaalde factuur geeft vaak een ongemakkelijk gevoel. Zeker als hovenier, waar je overdag druk bezig bent met fysiek werk en projecten, schiet de administratie er nog wel eens bij in. Het sturen van facturen en het controleren van betalingen wordt daardoor vaak vooruitgeschoven. Toch is loon naar werken essentieel. Steeds achter je geld aan moeten vangen en klanten onder druk zetten, kost onnodig veel tijd en energie.
Gelukkig hoef je er niet alleen voor te staan. Inkoopgilde werkt al ruim dertien jaar nauw samen met Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders om hoveniers op dit vlak volledig te ontzorgen.
Vinger aan de pols: een strak debiteurenbeheer
Voorkomen is altijd beter dan genezen. Liever wil je het natuurlijk niet tot een incassotraject laten komen. Daarom is een goed afgebakend betaaltraject cruciaal. Vaak gebeurt de facturatie nog onregelmatig, zeker in het hoogseizoen. Het is verstandiger om een vast moment in de week te kiezen voor de administratie en direct een duidelijke betaaltermijn op de factuur te vermelden.
Is de termijn verstreken? Wacht dan niet af. Stuur een eerste herinnering en, indien nodig, veertien dagen later een tweede. Blijft het stil? Pak dan de telefoon. Vaak is het uitblijven van een betaling namelijk geen onwil. Een factuur kan per ongeluk in de spambox belanden of wegzakken in een drukke mailbox. Met een simpel en vriendelijk telefoontje is de kou vaak direct uit de lucht en het probleem snel opgelost.
Wacht niet te lang met uitbesteden
Lukt het telefonisch ook niet? Geef de vordering dan op tijd uit handen. In de praktijk is het ideale moment om de factuur over te dragen tussen de zestig en negentig dagen na de oorspronkelijke factuurdatum. Hoe eerder je het overdraagt aan een specialist, des te groter is de kans dat het bedrag alsnog wordt voldaan.
In economisch onzekere tijden is dit extra belangrijk. Als hovenier investeer je fors in materialen, gereedschap, manuren en personeel. Dat voorschot wil je terugzien. Wanneer je te lang wacht met actie ondernemen, loop je het risico dat een klant steeds verder in de financiële problemen raakt. In het ergste geval volgt er een persoonlijk of zakelijk faillissement, waardoor je als ondernemer definitief naar je geld kunt fluiten.
Behoud van de klantrelatie (No cure, no pay)
Een veelgehoorde angst is dat het inschakelen van een incassobureau direct het einde van de relatie met je klant betekent. Dat is een misvatting. Door te kiezen voor een minnelijke, menselijke aanpak via de telefoon – in plaats van direct te schermen met zware procedures – blijft de relatie vaak gewoon goed. In negen van de tien gevallen ben je bij een volgende klus weer van harte welkom bij de klant.
Smit & Legebeke werkt oplossingsgericht en richt zich in de eerste plaats altijd op telefonisch contact om tot een minnelijke oplossing te komen. Bovendien werken zij voor hoveniers via het Inkoopgilde op basis van no cure, no pay. Het kost jou in het basistraject niets, aangezien de incassokosten verhaald worden op de debiteur. Pas wanneer een rechtszaak écht onvermijdelijk is — na een heel traject om dit juist te voorkomen — wordt er een financiële bijdrage van de hovenier gevraagd. Zo behoud je altijd de regie én je rendement.
Bezoek de website van Smit & Legebeke voor meer informatie of volg hen op LinkedIn voor de laatste updates.
