Het klinkt misschien paradoxaal uit de mond van een gerechtsdeurwaarder en juridisch specialist: wanneer een klant niet betaalt, is de gang naar de rechtbank het allerlaatste wat je moet willen. Een rechtszaak is een uiterste redmiddel, de allerlaatste stap in een proces waarin al tal van andere wegen zijn onderzocht. Het voorkomen van een juridische procedure bespaart namelijk niet alleen tijd en geld, maar ook een hoop frustratie.
Zeker in de groenbranche is een niet-betalende klant een flinke aderlating. Als hovenier of groenvoorziener financier je immers vaak al fors vooruit: de inkoop van planten, bestrating, hout en uiteraard de salarissen van je medewerkers. Gelukkig betalen de meeste klanten na een vriendelijke aansporing, maar wat als dat niet gebeurt?
Met de juiste voorzorgsmaatregelen kun je een hoop ellende — en een gang naar de rechter — vooraf al voorkomen.
Vier praktische tips om een incassotraject mis te lopen:
Tip 1: Weet exact met wie je zaken doet
Ga je met een nieuwe klant in zee? Neem dan vooraf de tijd om te controleren wie er tegenover je staat. Bij zakelijke klanten kun je eenvoudig een uittreksel van de Kamer van Koophandel opvragen. Geeft de informatie uit de KvK of je eigen gevoel reden tot waakzaamheid? Bouw dan extra zekerheid in. Vraag om een aanbetaling of spreek — net als in de nieuwbouw — af dat je in deelopleveringen werkt en ook per fase factureert. Zo loop je nooit achter de feiten aan.
Tip 2: Leg afspraken waterdicht vast (en let op de btw)
Natuurlijk is het fijn om te vertrouwen op een mondelinge afspraak, maar zodra er een betalingsconflict ontstaat, daalt dat vertrouwen snel naar het nulpunt. Zorg daarom dat alles helder op papier staat. Wat ga je precies doen, wat valt buiten de opdracht, hoeveel gaat de klant betalen en wanneer moet er betaald worden?
Een veelvoorkomend struikelblok is de discussie of prijzen in- of exclusief btw zijn. Vermeld dit altijd expliciet in de offerte zelf. Het enkel opnemen van de btw-bepaling in de algemene voorwaarden is juridisch gezien onvoldoende bij consumenten.
Tip 3: Stel zekerheden via een pandrecht
Wist je dat je, in plaats van een voorschot of bankgarantie, ook zekerheid kunt bedingen via een akte van pandrecht? Dit recht kan gevestigd worden op roerende goederen van de klant, zoals een auto of een boot. Het grote voordeel van een pandrecht is het recht op 'parate executie'. Dit betekent dat wanneer de klant zijn betalingsverplichtingen definitief niet nakomt, je de goederen direct mag verkopen om je openstaande factuur te voldoen. Om dit geldig te maken, moet de akte worden geregistreerd bij de notaris of — de goedkopere optie — bij de Belastingdienst.
Tip 4: Pak de telefoon en ga in gesprek
Als een factuur onbetaald blijft, is de neiging groot om direct een formele mail, app of sms te sturen. Toch werkt een persoonlijk gesprek van mens tot mens in de praktijk nog altijd het best. Door direct contact te zoeken, haal je de kou vaak snel uit de lucht en voorkom je dat een situatie onnodig escaleert naar een incassobureau of deurwaarder. Het is een simpele stap, maar wel een met het hoogste rendement.
Als het écht niet anders kan...
Mocht een persoonlijk gesprek en alle vooraf ingebouwde zekerheden onverhoopt toch niets opleveren? Dan staat Smit & Legebeke Gerechtsdeurwaarders klaar voor de hovenier. Dankzij jarenlange ervaring binnen de groenbranche spreken zij de taal van de ondernemer. Met korte lijnen en een transparante werkwijze op basis van no cure no pay zorgen zij ervoor dat jouw harde werk alsnog betaald wordt.
Bezoek de website van Smit & Legebeke voor meer informatie of volg hen op LinkedIn voor de laatste updates.
